SMILE reality s.r.o. - reality s úsměvem
podle ust. § 8 odst. 1 písm. b) zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů
(Whistleblowing)
realizovaný ze strany realitního zprostředkovatele - společnosti: SMILE reality s.r.o., IČ: 06169589, se sídlem: Komenského 438, Frýdek – Místek, 738 01, sp.zn.: C 70905/KSOS
(dále jen jako „Společnost“)
Oznámení lze podat u příslušné osoby určené Společností:
Příslušná osoba: Ing. Lenka Makovičková
e-mail: info@smilereality.cz telefon: +420 777 897 027
Jaké povinnosti má oznamovatel?
Oznamující osoba by vzhledem k okolnostem a informacím, které má k dispozici v době oznámení, měla mít pádný důvod se domnívat, že jí oznamované či zveřejňované skutečnosti jsou autentické a pravdivé. Nelze tedy oznamovat skutečnosti vědomě nepravdivé. Takovéto jednání může být sankcionováno.
Při získávání dokladů dokládajících oznamované skutečnosti by se oznamovatel neměl dopustit jednání, které by mohlo mít charakter trestného činu. Oznamovatel by měl jednat v dobré víře, že jím podávané oznámení se opírá o věrohodná fakta a skutečnosti.
Oznamovatel by měl být schopen identifikovat, jaké oblasti se protiprávní jednání týká a promyslet, jaké ověřitelné informace o ohlašovaném protiprávním jednání může poskytnout.
Jaké protiprávní jednání lze ohlásit?
Oblastmi, kterých se musí oznamované porušení týkat, se rozumí oblast:
Na jakém právním základě je oznamovatelům poskytována ochrana a čeho by se oznámení měla týkat?
Kdo je oznamovatel a komu je poskytována ochrana?
Jak je chráněna identita oznamovatele?
Ochrana oznamovatelů před odvetnými opatřeními.
Komu podezření na protiprávní jednání oznámit?
S účinností od 1.12.2023 Společnost zavádí vnitřní oznamovací systém, který zajistí bezpečné podání oznámení a chrání identitu oznamovatelů.
Oznamovatel podává své oznámení nejprve interně u Společnosti. V případě, že takovýto interní oznamovací kanál není funkční nebo se oznamovatel domnívá, že jeho oznámení nebude prošetřeno, nebude ochráněna jeho identita a hrozila by mu odvetná opatření ze strany Společnosti, má možnost své oznámení také podat přímo prostřednictvím externího oznamovacího systému, který zřizuje Ministerstvo spravedlnosti. Podání oznámení tímto způsobem není podmíněno podáním oznámení prostřednictvím interního oznamovacího systému Společnosti.
Jakým způsobem lze protiprávní jednání ohlásit?
Oznamovatel může oznámení podat osobně, telefonicky anebo emailem tzv. příslušné osobě, která má povinnost oznámení v stanovené lhůtě zpracovat a o výsledku prošetření vždy vyrozumět oznamovatele. Oznámení lze podat i písemně doručením v obálce označené „VNITŘNÍ OZNAMOVACÍ SYSTÉM“, na které je uvedeno „Neotevírat, důvěrné“ na adresu Společnosti. Přístup k podaným oznámením má pouze příslušná osoba, která o nich zachovává mlčenlivost.
Je-li oznámení učiněno ústně na základě osobního nebo telefonického rozhovoru, příslušná osoba pořídí zvukovou nahrávku oznámení nebo jeho přepis. Nevysloví-li oznamovatel s pořízením nahrávky souhlas, příslušná osoba takovou nahrávku nepořídí a sepíše pouze písemný záznam. Obdobný postup se uplatní rovněž, pokud pořízení zvukové nahrávky oznámení není možné, např. pokud se pro příjem oznámení nepoužívá telefonická linka s funkcí nahrávání hovorů. V případě pořízení přepisu oznámení i v případě sepsání záznamu o oznámení se oznamovateli umožní, aby se k těmto vyjádřil. Jeho vyjádření se k přepisu či záznamu přiloží.
Jak rychle bude oznámení vyřízeno?
Do 7 kalendářních dnů oznamovatel obdrží potvrzení, že oznámení bylo přijato, a nejpozději do 30 dnů od zaslání potvrzení obdrží vyrozumění o vyřízení oznámení. Tuto lhůtu je možné prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát.
Jak bude oznámení prošetřováno?
Po přijetí oznámení bude vždy posuzována důvodnost podaného oznámení. Příslušná osoba provede předběžné posouzení oznámení (tj. zejména zda se jedná o oznámení podle Směrnice, zda je dodržen tzv. pracovní kontext, o jaký druh protiprávního jednání se jedná, zda postačuje oznamované jednání vyřešit interně).
Příslušná osoba dle konkrétních okolností může uložit povinnost součinnosti dalších osob (zejm. zaměstnanců), oprávnění vyžadovat písemnosti nebo jiné věci potřebné pro posouzení, oprávnění požadovat vysvětlení, oprávnění vstupovat do kanceláří a jiných prostor Společnosti apod.
V případě, že je oznámení vyhodnoceno jako odůvodněné, budou Společností zjednána opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu. Příslušná osoba Společnosti doporučí, pokud je to možné, přijetí nápravných opatření tak, aby z doporučení nebylo zřejmé, kdo je oznamovatelem a nedošlo k prozrazení ani jiných „důvěrných informací“ obsažených v oznámení.
Příslušná osoba následně vyrozumí oznamovatele o výsledku prošetření a o plánovaných či přijatých opatřeních (do 3 měsíců od vyrozumění o přijetí oznámení, nebo do 3 měsíců od přijetí oznámení, pokud oznamovatel vyrozuměn nebyl).
V odůvodněných případech budou závěry prošetření postoupeny také jako podnět orgánům činným v trestním řízené, orgánům správního trestání nebo jiným věcně příslušným orgánům veřejné moci.
Jak budou oznámení evidována?
Příslušná osoba vede evidenci údajů z oznámení, do níž má přístup pouze příslušná osoba. Evidence je vedena v elektronické podobě a v rozsahu: a) datum přijetí oznámení, b) jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, jsou-li tyto údaje známy, c) shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li její totožnost známa, d) datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou a jejich výsledek.
Příslušná osoba dále uchová oznámení samotná, a to takovým způsobem, aby přístup k nim měla pouze příslušná osoba, a to po dobu nezbytně nutnou pro případ dalších šetření (i dalšími orgány veřejné moci). Doba uchování je pět let. Obdobně se povinnost a doba uchovávání uplatní také v případě přepisu či záznamu oznámení.
Děkujeme
SMILE reality s.r.o.
Ve Frýdku – Místku dne 1.12.2023
Ing. Lenka Makovičková
jednatel Společnosti SMILE reality s.r.o.
